仕事が速い人は、本当に作業が速いのでしょうか。『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』を仕事へ置き換えて読むと、見えてきた答えがあります。仕事が速い人は作業を急いでいるのではありません。仕事が止まる原因を先に片付けています。今日から仕事の進め方が変わる一冊です。
みなさんこんにちは！
サラリーマンの大樹です！
午前9時。
パソコンを開くと、Teamsに一件の依頼が届いていました。
資料の作成依頼です。
期限は二日後。
すぐに終わる仕事ではなさそうでした。
その日は会議も多く、別の資料も作らなければなりません。
「今日の午後に見ればいいか」
そう思い、いったん画面を閉じます。
午後になる。
別の依頼が入る。
会議が延びる。
結局、その資料を開いたのは翌日の朝でした。
依頼文を読む。
そこで初めて、不明点があることに気づきます。
依頼者へ質問を送る。
しかし、相手は午前中ずっと会議です。
回答が来たのは午後。
内容を確認すると、今度は他部署が持っている数字が必要だと分かります。
すぐに依頼を送ります。
返ってきた答えは、
「明日までに確認します」
でした。
資料を作る時間はある。
手も動く。
それでも、仕事は進みません。
必要な情報がそろっていないからです。
仕事が遅くなると、私たちは自分の作業速度を疑います。
もっと早く資料を作れないか。
もっと集中できないか。
もっと効率よく働けないか。
しかし、本当に仕事を遅らせていたのは、資料を作る速度ではありませんでした。
質問を送らなかった時間。
他部署へ依頼しなかった時間。
誰も動いていなかった時間です。
私は約5年前に、『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』を読みました。
当時の私は、もともと比較的すぐ動くタイプでした。
そのため、読みながら、
「知っている内容も多いな」
と思ったことを覚えています。
すぐ返信する。
思いついたら動く。
面倒なことほど先に片付ける。
大切なのは分かる。
けれど、自分の仕事を大きく変えるほどの発見だとは思っていませんでした。
その後、コンサルティング営業へ転職しました。
扱う情報が増えました。
関係する人も増えました。
自分一人では完結しない仕事が増えました。
さらにAIを使うようになり、仕事の始め方そのものが変わりました。
そこで、ようやく本の意味が分かりました。
この本は、
「気合いですぐ動け」
と伝える本ではありません。
人が動きやすい状態を、習慣として作る本です。
そして、その考え方を仕事へ置き換えると、私なりの答えが見えてきました。
仕事が速い人は、作業を急がない。
仕事が止まる原因を先に片付ける。
作業を前倒しするのではありません。
待ち時間を前倒しする。
この記事では、この一つの結論を証明していきます。
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『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』は、行動できない人を責める本ではありません。
すぐ動ける人と、動けない人の違いを、性格ではなく日々の習慣から整理した一冊です。
「分かっているのに動けない」と感じる人ほど、自分を責める前に、行動しやすい仕組みを見直すきっかけになります。
仕事が遅くなるのは、作業が遅いからではない
仕事が速い人を見ると、能力が高いのだと思います。
頭の回転が速い。
判断が速い。
資料を作るのも速い。
メールの返信も速い。
だから、自分とは違う。
そう感じる人も多いはずです。
もちろん、作業速度に差はあります。
同じ資料を一時間で作れる人もいれば、三時間かかる人もいます。
けれど、仕事全体の速さは、作業時間だけでは決まりません。
たとえば、資料作成に二時間かかるとします。
必要な情報がすべてそろっていれば、二時間で終わります。
しかし、途中で不明点が出てきたらどうでしょうか。
質問を送る。
返事を待つ。
回答が届く。
資料を再開する。
今度は別の数字が必要だと分かる。
他部署へ依頼する。
また返事を待つ。
自分が手を動かしている時間は、合計二時間かもしれません。
それでも、完成まで三日かかります。
原因は、作業が遅いからではありません。
作業と作業の間に、何も進んでいない時間があるからです。
仕事が止まる人は、作業を始めてから必要なものを探します。
仕事が止まらない人は、作業を始める前に必要なものを動かします。
この違いは、外から見ると分かりにくいものです。
どちらも同じようにパソコンを開き、同じように資料を作っています。
しかし、スタート地点が違います。
仕事が止まる人は、依頼を受けた時点では何もしません。
「時間ができたらやろう」
と考えます。
そして、作業日に初めて資料を開きます。
そこで質問が見つかる。
必要な数字がないと分かる。
関係者の確認が必要だと気づく。
作業するために確保した時間が、確認待ちへ変わります。
一方で、仕事が止まらない人は、依頼が届いた日に中身だけ確認します。
その場で完成させる必要はありません。
五分でいい。
依頼を読む。
期限を見る。
不明点を確認する。
誰かの協力が必要かを考える。
そして、質問や依頼だけ先に送ります。
作業は翌日でも構いません。
しかし、仕事が止まる原因だけは、その日のうちに消しています。
私は、仕事の速さは二つの時間で決まると考えています。
一つは、作業時間。
資料を書く。
数字を分析する。
文章を考える。
自分が手を動かしている時間です。
もう一つは、停止時間。
回答を待つ。
承認を待つ。
数字を待つ。
情報不足で手が止まる。
仕事が動いていない時間です。
多くの人は、作業時間だけを短くしようとします。
タイピングを速くする。
集中力を高める。
便利なツールを使う。
それも大切です。
しかし、停止時間が二日ある仕事を、一時間早く作っても、大きな差にはなりません。
反対に、停止時間を二日から半日に減らせれば、作業速度が同じでも仕事は速くなります。
仕事を速くしたいなら、最初に見るべきは手の速さではありません。
この仕事は、どこで止まりそうか。
そこを見る必要があります。
「すぐやる人」は、意思ではなく習慣で動いている
「すぐやる人」と聞くと、行動力のある人を想像します。
決断が速い。
面倒なことから逃げない。
やる気がある。
意思が強い。
だから、すぐ動ける。
私も以前は、そう考えていました。
自分がすぐ動けない日は、気持ちが弱い。
集中できない日は、意識が低い。
後回しにした日は、自分に甘い。
行動できない原因を、自分の内側に探していました。
しかし、『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』が伝えているのは、もっと現実的なことです。
行動力は、生まれ持った才能だけではありません。
行動しやすい習慣によって作られます。
人は、毎日同じようにやる気を出せません。
朝から集中できる日もあれば、疲れている日もあります。
得意な仕事もあれば、苦手な仕事もあります。
それなのに、行動するたびに強い意思を必要としたら、いつか止まります。
すぐやる人は、毎回自分を奮い立たせているわけではありません。
迷わず動ける形を作っています。
私は、この本の考え方を仕事へ置き換えるとき、最初の行動を固定しました。
依頼が届いたら、まず読む。
期限を確認する。
不明点を探す。
誰かの協力が必要か考える。
先に送れる依頼があれば送る。
毎回、同じ順番です。
依頼を見た瞬間に、
「今から全部終わらせられるか」
とは考えません。
それを考えると、重くなるからです。
一時間かかる。
今日は会議が多い。
まとまった時間がない。
そう判断した瞬間、画面を閉じたくなります。
代わりに、
「五分で何を動かせるか」
を考えます。
質問を一つ送る。
必要な資料を依頼する。
作業する時間を予定に入れる。
過去のファイルを開いておく。
そこまでなら、すぐできます。
仕事を完成させる必要はありません。
止まらない状態を作ればいい。
約5年前にこの本を読んだとき、私は「すぐやる」という言葉を、行動の速さとして捉えていました。
早く始める。
早く片付ける。
先延ばししない。
しかし、仕事量が増えた今は、少し違う意味で捉えています。
すぐやるとは、すべての作業をその場で終えることではありません。
仕事が前へ進む最初の一手を、迷わず打てることです。
一つの質問。
一つの依頼。
一つの予約。
一つの下書き。
その小さな行動が、翌日の自分を助けます。
仕事が止まる人は、翌日に質問から始めます。
仕事が止まらない人は、翌日には回答が届いています。
同じ朝9時でも、立っている場所が違います。
その差を作っているのは、強い意思ではありません。
前日に何を習慣として動かしたかです。
本書の特徴は、「もっと強い人間になろう」と迫らないことです。
行動できる人と、できない人の違いを、毎日の選択や環境の作り方から説明しています。
仕事を後回しにするたびに自分を責めてしまう人にとって、意思ではなく習慣を見直す視点が得られます。
仕事が速い人は、仕事が止まる原因を先に片付けている
私が現在、仕事で最も意識しているのが即処理です。
ここでいう即処理は、依頼された仕事を、その場で全部終わらせることではありません。
依頼が来る。
すぐ読む。
不明点があれば質問する。
他部署への依頼が必要なら送る。
必要な情報を集め始める。
作業は後です。
自分が集中して資料を作る時間は、翌日でも構いません。
ただし、待ち時間だけは、先に始めます。
以前の私は、作業する日に資料を開くことがありました。
午後に二時間、時間を確保する。
コーヒーを置く。
通知を切る。
「今日はこの資料を仕上げる」
そう決めて、依頼文を読み始めます。
ところが、最初の数分で手が止まります。
前提が分からない。
必要な数字がない。
依頼者が、どこまで求めているのか曖昧です。
質問を送る。
しかし、相手は会議中。
返事が来ない。
他部署へ数字を依頼する。
担当者は外出中。
戻りは夕方。
せっかく確保した二時間が、待ち時間に変わります。
別の仕事を始める。
夕方になって回答が届く。
しかし、一度切れた集中は、すぐには戻りません。
どこまで考えていたかを思い出す。
資料を読み直す。
ようやく手を動かし始めた頃には、退勤時間が近づいている。
私は、この失敗を何度も経験しました。
そこで順番を変えました。
作業日を前倒しするのではありません。
待ち時間を前倒しする。
依頼が届いた日に、内容だけ読む。
分からないことを聞く。
必要な人を動かす。
翌日、自分が作業を始める頃には、情報がそろっている状態を作る。
すると、確保した二時間を、そのまま作業に使えます。
仕事が止まりません。
この方法のポイントは、自分だけを速くしようとしないことです。
仕事は、一人で走る短距離走ではありません。
リレーです。
自分が資料を作る。
上司が確認する。
他部署が数字を出す。
取引先が判断する。
次の人が動かなければ、仕事は完成しません。
どれだけ自分の区間を速く走っても、バトンを渡さなければリレーは止まります。
だから、仕事が速い人は、次の人が動ける状態を先に作ります。
質問を送る。
依頼を渡す。
確認事項をまとめる。
判断材料を用意する。
相手の時計を先に動かすのです。
たとえば、他部署に数字を依頼するとします。
午前10時に送れば、その日の午後に返ってくるかもしれません。
午後5時に送れば、回答は翌日です。
金曜日の午後5時なら、月曜日になるかもしれません。
送る作業は、どちらも数分です。
しかし、完成日は大きく変わります。
仕事の速さは、自分の時計だけでは決まりません。
関係する人全員の時計で決まります。
私は、依頼を受けたときに考えます。
自分が何をするか。
それだけではありません。
誰に、いつ、何を渡せば、仕事が止まらないか。
ここまで考えて初めて、仕事の全体が見えます。
『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』が伝える習慣の考え方は、仕事ではこの即処理につながります。
意思を強くするのではありません。
仕事が流れる順番を作る。
すぐやる対象を、作業ではなく停止原因に変える。
それが、私にとって最も再現性の高い学びでした。
「すぐやる」を、単なる先延ばし対策として読むだけでは、この本の価値は小さくなります。
仕事へ置き換えると、質問、依頼、確認、情報収集を先に動かし、待ち時間を減らす考え方として使えます。
読書を仕事の成果へつなげたい人にとって、行動を仕事の流れへ翻訳しやすい一冊です。
AIは能力を上げるのではなく、仕事を止まりにくくする
この本を読んだ5年前と、今の仕事環境で最も違うもの。
それがAIです。
AIを使えば、能力が一気に上がる。
何でも正しく答えてくれる。
自分で考えなくても、仕事が終わる。
そう期待すると、うまくいきません。
AIが作った文章には、違和感が残ることがあります。
数字や事実が間違っていることもあります。
自社の事情や、取引先との関係までは理解していません。
そのまま提出できる成果物が出てくるとは限りません。
それでも、私はAIをよく使います。
理由は、能力を上げてくれるからではありません。
仕事を始めやすくしてくれるからです。
資料を作ろうとして、真っ白な画面を開く。
カーソルだけが点滅している。
最初の一文が決まらない。
構成が浮かばない。
何から考えるべきか分からない。
仕事は、始める前が一番重いことがあります。
そこでAIに、叩き台を作ってもらいます。
資料構成を三案出してもらう。
会議の論点を整理してもらう。
質問項目の候補を並べてもらう。
メールの下書きを作ってもらう。
完成品として使うのではありません。
自分が直すための材料を出してもらいます。
何もない状態から作る仕事が、目の前にあるものを直す仕事へ変わります。
「この順番は違う」
「この言葉は使わない」
「この視点が抜けている」
叩き台があるからこそ、自分の考えが見えてきます。
AIは、仕事のゴールまで自動で連れていく道具ではありません。
スタート地点に立つまでの負担を減らす道具です。
テンプレートも同じです。
毎回同じ種類のメールを書くなら、型を作る。
資料の基本構成が決まっているなら、ひな型を残す。
確認事項が多い仕事なら、チェックリストにする。
人は、小さな判断が増えるほど動けなくなります。
宛先は誰か。
最初に何を書くか。
どの資料を使うか。
どの順番で確認するか。
一つひとつは小さくても、積み重なると着手が重くなります。
AI、テンプレート、チェックリストは、その小さな判断を減らしてくれます。
映画『バック・トゥ・ザ・フューチャー』の冒頭。
ドク・ブラウンの研究所では、朝の支度が自動化されています。
機械が決められた動きをする。
人が一つずつ指示しなくても、朝が進んでいく。
現代の仕事で、同じ役割を担うのがAIやテンプレート、チェックリストだと思います。
大がかりな装置は必要ありません。
仕事が止まりやすい場所に、小さな仕組みを置く。
依頼を受けたら、確認項目を開く。
資料を作る前に、AIへ構成案を出してもらう。
メールは、ひな型から始める。
毎回ゼロから頑張らなくても、仕事が動き出す状態を作る。
すぐやる人は、やる気が満ちるのを待ちません。
やる気がなくても始められる仕組みを持っています。
これは、『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』が伝える思想と同じです。
行動力を高めるのではありません。
行動しやすい状態を作る。
AIは、そのために使うと最も力を発揮します。
明日から変えるべきなのは、仕事の速さではなく始め方
明日から、すべての仕事を早く終わらせようとしなくて構いません。
何でもすぐに処理しようとすると、目の前の通知に振り回されます。
集中すべき仕事へ、集中できなくなります。
変えるべきなのは、作業の速さではありません。
仕事の始め方です。
今日届いた依頼を、一つだけ開いてみてください。
全部終わらせる必要はありません。
まず、読む。
分からないことを質問する。
必要な人へ依頼する。
ここだけ終わらせる。
たとえば、午後4時に資料作成の依頼が届いたとします。
今日はもう、まとまった作業時間がありません。
以前なら、
「明日の朝やろう」
と閉じていたかもしれません。
しかし、五分だけ開きます。
期限を確認する。
依頼の目的を見る。
必要な数字を確認する。
不明点を一つ質問する。
他部署へデータを依頼する。
AIに構成案だけ作ってもらう。
そこで仕事を終えて構いません。
翌朝。
依頼者から回答が届いている。
他部署から数字が届いている。
構成案もある。
あとは、自分が考えるべき部分へ集中できます。
反対に、翌朝初めて依頼を開けば、そこから質問が始まります。
回答を待つ。
数字を待つ。
午前中に終わるはずだった仕事が、午後へずれる。
違いを作ったのは、能力ではありません。
前日の五分です。
すぐやるとは、全部終わらせることではありません。
次に進める状態を作ることです。
そのために、明日から一つだけ確認してください。
この仕事は、どこで止まりそうか。
質問で止まりそうなら、先に聞く。
数字で止まりそうなら、先に頼む。
判断で止まりそうなら、先に相談する。
白紙で止まりそうなら、AIで叩き台を作る。
作業を前倒しする必要はありません。
待ち時間を前倒しする。
それだけで、仕事の流れは変わります。
仕事が速い人は、いつも焦っているわけではありません。
むしろ、落ち着いて見えます。
必要な回答が届いている。
数字がそろっている。
関係者の認識が合っている。
作業を始める前に、止まる原因が片付いているからです。
だから、作業そのものを急ぐ必要がありません。
私は約5年前に、『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』を読みました。
当時は、
「すぐ動くことは大切だ」
という本だと思っていました。
しかし、仕事量が増え、AIを使うようになった今、その意味を違う形で理解しています。
この本が伝えているのは、行動力を自慢する方法ではありません。
人が動きやすくなる習慣を作ることです。
仕事へ置き換えれば、
依頼を早く読む。
質問を早く送る。
必要な人を早く動かす。
着手の負担を仕組みで減らす。
仕事が止まる原因を、作業前に片付けることです。
仕事は、自分一人の速さを競うものではありません。
リレーです。
次の人が動ける状態を作る。
必要な情報を渡す。
待ち時間を先に始める。
その積み重ねが、仕事全体の速さになります。
明日、Teamsが鳴ったとき。
メールが届いたとき。
誰かから仕事を頼まれたとき。
「あとでやろう」
と閉じる前に、一度だけ開いてみてください。
全部終わらせなくていい。
質問を一つ送る。
依頼を一つ出す。
叩き台を一つ作る。
それだけで、仕事の時計は動き始めます。
仕事が速い人は、作業を急がない。
仕事が止まる原因を先に片付ける。
作業を前倒しするんじゃない。
待ち時間を前倒しする。
それが、仕事を止めない人の習慣です。
『「すぐやる人」と「やれない人」の習慣』は、仕事を速くこなすためのテクニック集ではありません。
行動しやすい習慣を作り、自分を自然に動かすための本です。
先延ばしを責めるのではなく、仕事の始め方を変えたい人は、一度読んでみてください。
読む前と後で、「すぐやる」という言葉の意味が変わるはずです。
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